يعرف برنامج كايزن بأنه برنامج ياباني منهجي متخصص في فلسفة الإدارة، داخل الشركات التي يتم فيها دمج عدة مجالات معينة مع بعضها البعض، ويشترك فيها العمال والموظفون العاديون مع الإدارة العليا لبدء سلسلة من التغيرات اليومية البسيطة، التي تهدف في النهاية إلى إحداث تغيير كبير بالشركة مع مرور الوقت.
خطوات تطبيق برنامج كايزن
يتضمن تنفيذ هذا البرنامج مجموعة من الخطوات، اتباعها يضمن الحصول على نتائج مُرضية وسريعة وهي:
تخطيط الفاعلية
يتم وضع خطة جيدة من قبل قائد برنامج كايزن بالشركة، بحيث يقوم بتوظيف واستغلال كافة موارد الشركة البشرية والمادية، من أجل تحقيق هدف معين خلال مدة زمنية محددة.
إنشاء الفريق
يتبع هذه الخطة اختيار فريق متعدد الإمكانيات والوظائف، كل منهم لديه مهمة محددة، ويتم تدريبه على أدائها بكفاءة عالية بما يتوافق مع مقياس WCM العالمي، وذلك في وقت مُسبق لبدء حدث كايزن.
التحليل وتحديد الأولويات
إن جمع البيانات وتحليل الاستراتيجيات الموضوعة إحدى خطوات تطبيق برنامج كايزن الهامة، بحيث تتم مناقشة الخطة وطريقة تنفيذها مع فريق العمل وفق البيانات المتوفرة.
تطبيق المنهجية
يتم تطبيق المنهجية التي تم وضعها من أجل إحداث التغيير PDCA، وذلك بهدف زيادة عدد الخيارات المُتاحة لاتخاذ قرارات صائبة تُفيد في تطور خط سير العمل على المدى الطويل.
توثيق النتائج
لا بد وأن يتبع كل مرحلة من مراحل تطبيق برنامج كايزن تسجيلاً وتوثيقاً دقيقاً للنتائج التي تم التوصل إليها، بحيث يتم تنسيقها بشكل يضمن سهولة الاطلاع عليها ومراجعتها، ويمكن هنا الاستعانة ببرنامج الإكسيل من أجل تسجيل النتائج بشكل رقمي بسيط.
إجراء أثر رجعي
يُفيد تجميع النتائج النهائية وعرضها على فريق البرنامج، في إحداث تقييم ذاتي لكل عضو، بحيث يكون هناك فرصة لوضع التحسينات ووضع خطة بديلة للتغلب على الثغرات ونقاط الضعف والإخفاق.
تكرار البرنامج
يُمكن الاستفادة من نتائج برنامج كايزن، بحيث يتم تنفيذه مرة أخرى بعد وضع التعديلات عليه، أو تكراره بنفس الخطوات ولكن بقسم آخر من المؤسسة، وهذا سيشكل استفادة عامة وتطوراً ملحوظاً في أداء المنظمة ككل نحو الأفضل.
