أهم النصائح لترتيب مكتبك وزيادة إنتاجيتك في العمل

إذا كنت ترغب في زيادة تركيزك وإنتاجيتك وتسهيل العثور على الأشياء التي تحتاج إليها، فعليك الحفاظ على ترتيب ونظافة مكتبك، وبعد التخلص من الأغراض التي لا تحتاج إليها، يجب وضع نظام للحفاظ على كل شيء في مكانه الصحيح، وفي هذا المقال سنشرح لك خطوات ترتيب وتنظيف مكتبك بسهولة.

ترتيب سطح المكتب

اخلاء الأغراض

يجب أولاً تفريغ المكتب من الأغراض لتسهيل عملية تنظيفه وترتيبه. يمكنك وضع الأغراض على طاولة أخرى أو على الأرض، وذلك لتمكينك من تقييم ما تريد الاحتفاظ به وما تريد التخلص منه. إذا قررت التخلص من بعض الأغراض، يمكنك أن تفعل ذلك فيما بعد، ومن المهم التركيز على ترتيب المكتب بدلاً من إخلائه في كل مرة، لأن ترتيبه هو الهدف الرئيسي من هذه العملية.

تنظيف المكتب

بعد إخلاء المكتب، يجب تنظيفه جيداً من الداخل والخارج. يمكنك القيام بذلك باتباع الخطوات التالية:

• استخدم منظف متعدد الاستخدامات لمسح الغبار من سطح المكتب وأدراجه.
• نظف أي بقع موجودة باستخدام منظف الزجاج أو منظف السطح المناسب.
• اصقل أي خدوش في طاولة المكتب الخشبية باستخدام ملمع الخشب المناسب.
• تأكد من تنظيف الأجزاء الصعبة الوصول إليها مثل الزوايا والحواف.
• قم بتنظيف الكراسي والرفوف وأي أغراض أخرى موجودة في المكتب.

بعد الانتهاء من تنظيف المكتب، سيبدو جديداً وجاهزاً للترتيب.

فرز الأغراض

بعد إخلاء المكتب وتنظيفه، يجب فرز الأغراض التي تم إزالتها إلى مجموعتين: مجموعة للأغراض التي ستتخلص منها والمجموعة الأخرى للأغراض التي تريد الاحتفاظ بها، يجب أن تكون صارماً في هذه الخطوة وتتخلص من الأغراض التي لا تحتاج إليها والتي لا تستخدمها بانتظام، يمكنك التخلص من هذه الأغراض ببيعها أو التبرع بها أو رميها، وبالتالي سيكون لديك مساحة أكبر لترتيب الأغراض المهمة وستكون قادراً على متابعة كل شيء بسهولة.

يجب التخلص من الأغراض غير المستخدمة ورمي القمامة الناتجة عن إخلاء المكتب، هذه الخطوة تمنحك فرصة لتحديث المساحة وإيجاد بدائل جديدة للأشياء القديمة وغير الصالحة للاستخدام، ويمكن الاحتفاظ بالأغراض ذات القيمة العاطفية في مكان بعيد عن المكتب المخصص للدراسة والعمل.

بعد إعادة الأغراض إلى مكتبك، يجب تفكير في طرق جديدة لتنظيم المكتب وتغيير هيئته، يمكن ابتكار مخطط جديد لتنظيم الأدراج والأرفف والأدوات المكتبية بطريقة تجعلها أكثر فعالية وسهولة في الوصول إليها، كما يمكن تجديد ديكور المكتب بإضافة بعض الزهور أو الألوان الزاهية لجعله أكثر جاذبية وإشراك الخيال في العمل، ويمكن أيضاً تغيير موقع الأثاث والأدوات المكتبية لتحقيق أفضل استغلال للمساحة المتوفرة وتحسين تدفق العمل.

ترتيب مكتبك

ترتيب الأشياء بطريقة منظمة ومناسبة لها العديد من الفوائد التي تساعد على زيادة الإنتاجية وتقليل الفوضى، يجب أن تتأكد من وضع الأشياء في مكان يسهل الوصول إليها ويتوافق مع احتياجاتك اليومية، يمكنك تنظيم المكتب بوضع الأدوات المكتبية الأساسية في متناول اليد، وتجميع الأغراض المشابهة معاً في مكان واحد، وترتيب الملفات والأوراق بطريقة تسهل العثور عليها بسرعة، وعند وضع الأشياء في أماكنها المناسبة ستقلل من البحث عن الأغراض أثناء العمل وتزيد من الإنتاجية.

ويجب جمع اللوازم الجديدة لتجديد مكتبك وتجهيزه للاستخدام، يمكنك إعداد قائمة بالأشياء الأساسية التي تحتاجها مثل الأقلام والورق والمجلدات والمنظمات وغيرها، ثم يمكنك الذهاب إلى متجر للوازم المكتبية لشراء هذه الأشياء، ويجب التركيز على الأشياء التي تستخدمها بكثرة وتنفذ بسرعة حتى تتمكن من إنجاز المهام بكفاءة أكبر، كما يمكنك شراء بعض الأغراض التي تفضلها وتشعرك بالراحة وتجعلك تشعر بالإلهام أثناء العمل.

الطابع الشخصي

يمكن لك عند إضافة بعض اللمسات البسيطة ان تمنح لمكتبك طابعاً شخصياً وتجعله أكثر جاذبية وإلهاماً، يمكنك وضع صور لأحبائك أو صور للأماكن التي تحب السفر إليها أو لعبارات محفزة للعمل، مثل (لا تتوقف حتى تصل) أو (العمل الشاق وحده يؤدي إلى النجاح)، كما يمكنك وضع تمثال صغير أو كوب قهوة أو أي شيء يمكن أن يضفي الحياة على مكتبك ويجعله أكثر راحة وإلهاماً، وبإضافة اللمسات الخاصة، يمكن أن يكون مكتبك مكاناً تستمتع فيه بالعمل وتشعر بالإنجاز والإلهام.

تحسين الكفاءة في استخدام مكتبك

يتم تحقيق ذلك من خلال تنظيم الأدوات والمواد المستخدمة بشكل فعال، يتم ذلك عن طريق وضع الأدوات التي تستخدم بكثرة في مكان يسهل الوصول إليه، وتخزين الأدوات الأخرى في مكان قريب ومناسب، يمكن التخطيط لذلك بوضع قائمة بالأدوات الأساسية وتحديد مواقعها المناسبة، كما يمكن استخدام الدرجات والأدراج لتخزين الأدوات الأخرى، يمكن اتباع الخطوات التالية:

1. قم بترتيب أدوات الكتابة والمفكرات وأجهزة التواصل في مكان سهل الوصول إليه مثل سطح المكتب.
2. فصل الأقلام حسب نوعها ووضعها في أكواب مخصصة لتوفير المساحة.
3. ضع الدبابيس ومشابك الورق في مكان يسهل الوصول إليه.
4. استخدم الدروج العلوية لتخزين الأغراض الكبيرة التي تحتاجها بكثرة.
5. قم بوضع حاسوبك المحمول وأجهزتك الإلكترونية على سطح المكتب إذا كنت تستخدمها بشكل متكرر.
6. استخدم الصفوف لتقسيم الدروج وتنظيم الأغراض الصغيرة بشكل منسق.
7. استخدم علبة للمستندات الورقية ذات عدة مستويات لتنظيم الأوراق وتجنب الفوضى في المكتب.

نصائح ذهبية لترتيب المكتب

1. ترتيب الأشياء حسب الأهمية والإنجاز.
2. تقليل الأشياء الشخصية.
3. وضع سلة للنفايات بالقرب من المكتب.
4. تصنيف الدروج لتحفظ مكان كل شيء.
5. إزالة أي غرض يسبب التشتيت.
6. اقتناء ثاقبة أوراق وفواصل.
7. وضع مصباح مكتبي.