يقصد بالمراسم والبرتوكول في العلاقات العامة:
هي مجموعه القواعد والتقاليد سواء المكتوبة أو المتعارف عليها ضمنا. لتنظيم التصرفات المناسبة وفقا لقواعد اللياقة والمجاملات في بيئة العمل والتي لابد ان تراعي القيم الراسخة والارث الحضاري، ورغم انه ممارسه المراسم والبرتوكولات قديمةالنشئة الا انها ليست قواعد ثابته بل تطورات كثيرا حتى وصلت لشكلها الحديث ويكمن هدفها الأساسي في بناء الصورة النمطية للمنظمة وإظهار قيمها.
تتجاوز أهمية المراسم والبرتوكول في العلاقات العامة تحديد ( اللباس الرسمي، طريقة التخاطب.، ترتيب الوفود والمواكب ) وما يمكن ان يكونمقبولا أو غير مقبول الى كونها اداه حاسمه تظهر الاحترام وتبعث عليه وتشعر المتعاملين بوجود إطار من التقدير والمنهجية تكسبهم الثقة وتدعم نجاحالاعمال والمشاريع والتعاملات المشتركة، ومع ذلك فهي لا تعد شكلا حرفيا جامدا بل يمكن قولبتها وتطويرها وفقا للقواعد العامة بحسب الزمان والمكان
وتعد الزيارات من الخطط الممنهجة والمخططة والتي تسعى لتحقيق اهداف مشتركة بين طرفي الزيارة والخروج منها بنتائج تدعم العلاقات وتعززها ومن اهم أنواع الزيارات ( زيارات رسمية ودبلوماسية، زيارات العمل، زيارات المجاملة، زيارات تعريفية ) اما من ناحية الزوار فقد يكونوا وفود رسمية أو أعضاء من السلك الدبلوماسي والمنظمات الدولية أو مسؤولين المنظمات وأفراد من كبار الشخصيات، واي يكن نوع الزيارة والزائرين فعلى المستقبلين لهم اظهار كرم الوفادة والترحاب من ناحية وكبرياء الاعتزاز والاصالة من ناحية أخرى.
تتولى إدارة المراسم والعلاقات العامة التنسيق في حال زيارة كبار المسؤولين مع فريق الضيف وتحدد التفاصيل المتعلقة بالزيارة ومعرفة العادات المفضلة للضيف فيما يتعلق بالضيافة ونحوها وتحدد فئة كبار المسؤولين ( أصحاب السمو الامراء، أصحاب المعالي الوزراء. شاغلي المرتبة الممتازة، رؤساء مجلس الإدارة للجهات، أعضاء السلك الدبلوماسي وكبار التنفيذين ) وفي حال كان المسؤول اجنبيا فانه يتم التنسيق أيضا مع أعضاء سفارة بلده، ورغم خضوع المراسم لنفس البرتوكول الا انها قد تختلف أحيانا بحسب مكانة الضيف وظروف استقباله
و تبدأ مراسم وبرتوكولات استقبال كبار المسؤولين بتحديد الشخص المستقبل وفقا لدرجة الضيف حيث يبادر المستقبل الضيف بالترحيب والاستقبال ممثلا لاسم الجهة المستضيفة ويتولى تقديمه وتعريفه لبقية المستقبلين الذين يصطفون لاستقباله ومن ثم يتوجه به للمكان المخصص لجلوسه ،كما انه يتولى تودعيه بعد انتهاء الزيارة، وإذا كان لاحد المنشئات علاقة بهذه الزيارة فعلى مسؤول المنشئة ان يكون مراسم الاستقبال
– مراسم استقبال استضافة كبار المسؤولين من خارج المملكة
هي احد اهم مهام إدارة المراسم والتي تتولى امر تحديد برنامج الزيارة كاملابداية من ترتيبات استقبال الضيف ومرافقيه حتى تودعيهم، وعلى الجهة المستضيفة ابلاغ المراسم الملكية عن طلب الاستضافة بما لا يقل عن 10 أيام من تاريخ قدوم الضيف على ان لا تزيد مده استضافته فوق 3 أيام وعلى إدارة المراسم في الجهة المستضيفة التنسيق مع الجهات ذات العلاقة فيما يتعلق بتقديم التسهيلات والحراسة الأمنية مثل (وزارة الداخلية، المراسم الملكية، الهيئة العامة للطيران المدني )
ودائماً تجري حفلات الافتتاح والمناسبات الرسمية وفقا لمراسم محدده تبدأ من تهيئة المكان بشكل تفصيلي ( ترتيب المنصات الرئيسية، التأكد منالشعار والهوية الرسمية للجهة، وجود العلم الوطني وعلم المنشئة أو علم الوفود الخارجية، تجهيز الطاولات ووضع الورود المناسبة عليها، توفير كافةالتجهيزات الالكترونية، التأكد من مناسبه المكان من ناحية مخارج الطوارئ وسلامه الممرات، التأكد من وجود وسائل للترجمة في حال الحاجة ،تحديد أماكن المصورين والمراسلين، توفير الضيافة وغيرها من الترتيبات التي تركز على جهازية الحفل.
و تحدد اسبقية أوضاع تراتبية الجلوس والوقوف في الاستقبالات الرسمية أو على الموائد الرسمية بحسب برتوكول تضعه كل دولة وفي المملكةتكون مراسم الاسبقية وفقا لترتيب الاتي ( أصحاب السمو الامراء بحسب أعمارهم، سماحة مفتي المملكة، فضيلة رئيس مجلس القضاء الأعلى،معالي النائب العام، معالي رئيس مجلس الشورى ) كما تحدد بحسب العلم الاقدمية أو المرتبة لكل من أصحاب الفضيلة العلماء ،السفراءالمعتمدون، أصحاب المعالي الوزراء ،كبار الضباط العسكريين برتبة فريق أول، أصحاب الدرجة الممتازة كبار الضباط العسكريين برتبه فريق،أصحاب السعادة بحسب المرتبة الوظيفية.
تقتضي مراسم وبرتوكول الخطابة الرسمية ان تكون الاسبقية بها بإن يكون أكبر الشخصيات الرسمية هو اخر من يلقي كلمته ويتقدم المستضيف على الضيف في إلقاء الكلمة، اما في برتوكول المجاملات فالأسبقية بالمصافحة للأكبر سنا، والمبادرة في المصافحة من المراءة وليس العكس والاسبقية لها أيضا في الدخول والخروج، وفي التقديم يقدم الأصغر للأكبر تبعا للمراكز والالقاب ويسبق لقب المدني أو العسكري الاسم عند التعريف بالشخصية
– مراسم وبرتوكول استقبالات المكاتب:
تجري أيضا وفق إطار وقواعد محددة فالمضيف يجلس بمقعد منفرد مواجها للباب بينما يجلس الضيفعلى يمينه على مقعد منفرد، بحيث يشكل ترتيب مقعد المضيف والضيف حرف
( L) راس الحرف للمضيف، ويفصل بينهما طاولة صغيرة ثم توضع بجانب الضيف صوفا يجلس عليها مرافقيه حسب اسبقية ترتيبهم، اما فيصالون الاستقبال فالمراسم تقتضي ان يجلس المستضيف مقابل للباب والضيف على يمينه بشكل حرف (v) بينهما طاولة صغيرة وامامهما طاولةمتوسطة ثم يجلس بقية الوفدين متقابلين
محمد الشايقي
Twitter:@WTN002
