طريقة التعامل مع الملفات أو البريد الإلكتروني OutLook وغيره

سنتحدث عن كيفية كتابة إيميل أو بريد إلكتروني أو كتابة ملفات على Outlook.

ُEmail

outlook

أولا : الموضوع (Subject) :

  • أي رﺳﺎﻟﺔ إﻟﻜﺘﺮونية أو ﻛﻤﺎ ﯾﻄﻠﻖ ﻋﻠﯿﮭﺎ إيميل يجب أن ﺗﺤﺘﻮي على موضوع للرسالة ويكتب الموضوع في الخانة المخصصة لها كما هو موضح بالصورة بالأسفل.
  • يجب أن يلمح اﻟﻤﻮﺿﻮع إلى ﻧﺺ الرسالة الأساسي.
  • يجب أن يكون ﻧﺺ اﻟﻤﻮﺿﻮع قصير و ﯾﻜﻮن بمنزلة ﻋﻨﻮان رئيسي ﻟﻨﺺ الرسالة.
  • ﺑﻌﺾ المواضيع ينبغي أن ﺗﻜﻮن مكتوبة ﺑﺤﺮوف كبيرة ﻟﻠﻔﺖ اﻻﻧﺘباه إلى ﻣﺤﺘﻮى الرسالة وذﻟﻚ في ﺣالة إرﺳﺎل الرسالة بلغة أخرى ﻏﯿﺮ العربية.

ُEmail

ثانيا : نص الرسالة :

  • ﻻ ﺗﻜﺘﺐ كثيرا.
  • اﺳﺘﺨﺪم ﻓﻘﻂ ﻣﻌﻠﻮﻣﺎت ﻣﺘﻌلقة ﺑﻨﺺ اﻟﻤﻮﺿﻮع (اﻟﻨﺺ اﻟﻤﻜﺘﻮب ﺑﺨﺎنة اﻟﻤﻮﺿﻮع).
  • اﺳﺘﺨﺪم اﻻﺧﺘﺼﺎرات ﻣﻊ الأﺷﺨﺎص اﻟذين ﻟﺪيهم دراية ﺑﻤﻌﻨﻰ الرسالة.
  • ﺗأﻛﺪ ﻣﻦ أن رﺳﺎﺋﻠﻚ سليمه ھﺠائيا ﻗﺒﻞ إرﺳﺎلها.
  • ﺗأﻛﺪ ﻣﻦ أن رﺳﺎﻟﺘﻚ مكتوبة ﺑﺸﻜﻞ ﺳليم ﻣﻦ حيث طﺮيقة اﻟﻜﺘﺎبة وﻛأنها ﺟﺎھزة للطباعة.
  • ﺗأﻛﺪ ﻣﻦ أن وﺟﻮد اﻟﻤﻠﻔﺎت اﻟﻤﺮاد إرﺳﺎلها ﻣﻊ الرسالة ﻗﺒﻞ اﻟﻀﻐﻂ ﻋﻠﻰ زر إرﺳﺎل.

إمكانيات ومواصفات موبايل سامسونج Samsung Galaxy A53 (5G)

E-mail

ثالثا : الإمضاء (Signature) :

  • يتم عمل إمضاء لكل شخص رسمية في نهاية الموضوع.

Signature

إمكانيات ومواصفات موبايل سامسونج Samsung Galaxy A73 (5G)

أرسل ﻓﻘﻂ للأشخاص اﻟﻤﻌنيين ﺑﻤﻮﺿﻮع اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ:

ﯾﺠﺐ ﻋﺪم إرﺳﺎل الرسالة ﻟﻌﺪة أﺷﺨﺎص إذا ﻛﻨﺖ ﺗﺮﯾﺪ ﺷﺨﺺ واﺣﺪ يقوم بقراتها أو ﺑﺎﻟﺮد عليها.

  • ﺗﺠﻨﺐ اﻟﻜﺘﺎﺑﺔ ﺑأﺣﺮف كبيرة حيث أﻧﮭﺎ ﺗﻠﻤﺢ أﻧﻚ ﺗﺼﺮخ في ﻣﺴﺘﻘﺒﻞ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ وھﺬا اﻟﺴﻠﻮك غير ﻻﺋﻖ رسميا في اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ الإلكترونية.
  • ﺑﺎﻟﻨﺴﺒﺔ ﻟﻠﻮﻗﺖ اﻟﻤﻨﺎﺳﺐ ﻟﻠﺮد ﻋﻠﻰ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ فينبغي أن ﻻ ﯾﺰﯾﺪ ﻋﻦ 48 ﺳﺎﻋﺔ وفي ﺣﺎﻟﺔ ﺗﻌﺬر ذﻟﻚ يتم إرﺳﺎل ﻣﺎ يفيد ﻋﺪم إمكانية اﻟﺮد في اﻟﻮﻗﺖ اﻟﻤﺤﺪد.
  • ﻻ ﺗﺘﺠﺎھﻞ بريدك الإﻟﻜﺘﺮوني, ﺗأﻛﺪ جيدا ﻣﻦ أﻧﻚ ﻗﺮأت وﻓهمت محتوى اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ جيدا ﻗﺒﻞ ﺣﺬﻓﮭﺎ.
  • ﻻ ﺗﻔﺘﺮض أبدا أن رﺳﺎﺋﻞ البريد الإلكتروني اﻟﺨﺎﺻﺔ ﺑﻚ سرية.
  • إذا ﻛﺎن ھﻨﺎك ﺷﺨﺺ يرسل ﻟﻚ رﺳﺎﺋﻞ ﻋﺒﺮ البريد الإلكتروني ﺗﺘﻄﻠﺐ ردا عليها, يجب عليك إﻋﺎدة إرسالها ﻣﺮة أخرى ﺑﺎﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﻤﻄﻠﻮﺑﺔ ﺑﻨﺎء ﻋﻠﻰ طﻠﺐ اﻟﻤﺮﺳﻞ.

Email

ﻧﺼﺎﺋﺢ أخرى:

  •  ﺗﺠﻨﺐ الاحتيال ﻋﺒﺮ البريد الإلكتروني.
  •  إذا ﻛﺎن البريد اﻟﻤﺮﺳﻞ إليك به ﻣﺮﻓﻘﺎت ﻻ ﺗﻘﻮم ﺑﻔﺘﺤﮭﺎ إلا إذا ﻛﺎﻧﺖ ﻣﻦ ﻣﺮﺳﻞ ﻣﻌﺮوف.
  •  ﺗأﻛﺪ ﺗﻤﺎﻣﺎ ﻣﻦ وﺟﻮد اﻟﻤﺮﻓﻘﺎت ﻣﻊ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ ﻗﺒﻞ إرسالها.
  • أﺿﻒ ﻋﻨﺎوين المرسلين أو المستقبلين إﻟﻰ قائمة العناوين اﻟﺨﺎص ﺑﻚ.
  • ﺗﺤﻘﻖ ﻣﻦ البريد الإلكتروني اﻟﺨﺎص ﺑﻚ ﺑﺸﻜﻞ ﻣﺘﻜﺮر.
  • قم ﺑإﻧﺸﺎء ﻣﻠﻒ ﻋﻠﻰ ﺟﮭﺎزك وﺿﻊ به اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ المهمة أو المميزة وذﻟﻚ ﻟﻠﺮﺟﻮع إليها ﻋﻨﺪ الاحتياج ﻟﺬﻟﻚ.
  • ناقش مواضيعك التي ليس لها علاقة بعملك على بريد إلكتروني آخر ليس له علاقة بوظيفتك أو مكان عملك.
  • احتفظ ﺑﺎﻟﺮﺳﺎﺋﻞ التي ﻗﻤﺖ بإرسالها ﻣﻦ قبل على أسطوانة ﻣﺪﻣﺠﺔ كمرجع ﻟﻚ.
  •  أﻋﺪ ﻗﺮاءة الرسالة قبل إرسالها بشكل نهائي.
  •  ﺿﻊ أي ﺷﺨﺺ ﺗﻢ ذﻛﺮ اسمه في الرسالة في خانة اﻟـ (CC).
  •  ﻻ ﺗﻘﻮم ﺑﺘﺮك ﻣﻜﺎن ﻣﻮﺿﻮع الإيميل ﻓﺎرﻏﺎ.
  • ﻻ ﺗﻀﻊ ﻣﺮﻓﻘﺎت ﻏﯿﺮ مهمة أو ﻟﯿﺴﺖ ذات صلة بمحتوى الرسالة.
  •  ﻻ ﺗﻨﺎﻗﺶ ﻣﻌﻠﻮﻣﺎت سرية على البريد الإلكتروني.
  •  ﻻ ﺗﺴﺘﺨﺪم الإيميل في إرﺳﺎل ﺗﺼﺮﯾﺤﺎت مسيئة.

“وهكذا تم شرح كيفية كتابة وعمل إيميل إليكتروني”

فرشاة فرد الشعر S3 من راش براش


اترك رد

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني، وهو غير مطلوب للتعليق لكن يوفر لك وسيلة للتنبيه في حال قيام شخص بالرد على تعليقك.